ありがとうと次のお願いが一緒に来る件
こじゅです。
上の画像だとビターとスイートはベストコンビであるかのように思えます。
しかしこれが 「メールの文面」 だと話が別だなって。
自分は会社で、ちょいちょい社内ヘルプデスク的な仕事をしているので、他の部署のいろんな人から問い合わせが来ます。
この問い合わせの文面・・
一見さんの人はいいんですが、リピーターさんの場合、入り方が 「前回のお礼」 からだったりするんですね。
「先日は〇〇の件でありがとうございました。無事に解決できました。
ところで実は今日急にうんたら ~
~ の症状で困っています。
何とかしてください (文言は違えどこう読める)」
イントロはお礼で入り、本題は新たな問い合わせ。
この組み合わせは多分 「一通のメールの中の構成」 としてはテッパンなんでしょう。
以前お世話になったことは忘れてないよ、そう言ってくださるのは嬉しいですし、書いとかないとなんだか失礼な感じになりそうで、とりあえず入れとこう・・ となるのかもしれません。
しかし・・
受ける側としては、いろんな人に立て続けにこれをやられると、もうイントロの 「お礼部分」 自体が、
「社交辞令の体裁のためだけに挿入された文」
もっと言うと、
「次の (若干めんどくさい) 依頼フラグ」
にしか見えなくなってくる(´•_•`)
だからたま~に 「お礼だけのお礼」 メールが来ると嬉しいですね。
翻って、自分はちゃんと人にお礼 (だけ) を言えているだろうかと思います。
(言えていたら今頃シングルフリーはやってなかったかもなぁ・・)
前回の件で解決報告を忘れてたとかでなければ、冒頭のお礼はいいです。
その文面を書く時間で、冒頭からしっかり依頼内容を書いてほしいです。
わりと多くの人が、問い合わせてくる時の最低限の情報が足りてねぇ・・・。
慌ててるんでしょうね。
とあるExcelファイルでエラー出た! というメールの問い合わせに当のファイルが添付されてなくて、返信で 「とりあえずそのファイル送ってください見ますんで」 と書く確率が5割を超えている、という。
いや、仕組みが悪いんだろうなきっと。
これを 「当たり前にやってもらえるはずだ」 と思っているうちは、ずっと同じ問題に囚われるのでしょう。
今、社内でヘルプデスク業務をチャットボット化とかで軽減する取組中なので、頑張って考えます。